Spelregels & Beleid

Ondersteuning bij het opstellen van beleid rondom SelfGuide

SelfGuide is ontworpen om uniforme werkwijze en uniform instructiemateriaal te stimuleren. Toch kan het een organisatie helpen om hiernaast een aantal afspraken te maken. Hieronder staan een aantal suggesties waar je als organisatie een afspraak over kunt maken. Goede beleidsvoering kan leiden tot beter gebruik van SelfGuide, maar ook tot meer beheer. Weeg daarom goed af welke van de onderstaande punten van essentieel belang zijn om beleid op te voeren.

Instructie aanmaken Stappen toevoegen Stappen nabewerken Delen Beheren

Instructie aanmaken

Instructie titels

Om duidelijker te maken waar een instructie over gaat en daarmee de instructie beter vindbaar te maken zijn goede instructietitels belangrijk. Goede afspraken kunnen hierbij helpen.

Denk bijvoorbeeld na over:

Wat is de structuur van een titel?
Hoe lang mag een titel zijn?
Vermeld je de applicatie wel of niet?
Benoem je de afdeling wel of niet?

‍

Organisaties kiezen vaak voor het volgende beleid:

Vermeld eerst het onderwerp (waarbij de eerste letter een hoofdletter is) en daarna het actie. Bijvoorbeeld: ‘Grafiek maken’. Gebruik geen lidwoorden in de titel (dus niet ‘de rekenmachine’, maar ‘rekenmachine’). Als een instructie bijvoorbeeld gaat over het aanmaken van een nieuw team in Microsoft Teams, dan luidt de titel: ‘Nieuw team maken’.

Instructie beschrijvingen

Met een goede beschrijving is het duidelijker waar de instructie over gaat en wordt deze ook beter gevonden. Goede afspraken kunnen hierbij helpen. Admin

Denk bijvoorbeeld na over:

Is een beschrijving verplicht?
Wat moet er in een beschrijving staan?
Hoe lang mag een beschrijving zijn?
Vermeld je de applicatie wel of niet?

Applicaties

Selecteer alleen de applicaties die daadwerkelijk in de instructie worden gebruikt. Als een applicatie nog niet beschikbaar is binnen SelfGuide, is het verstandig dat editors gezamenlijk afspraken maken over het toevoegen van nieuwe applicaties. Wanneer een nieuwe applicatie moet worden toegevoegd, stuur dan een verzoek naar support@selfguide.com.

Content channels

Deze functionaliteit is bewust als optioneel ontworpen. Standaard is instructiemateriaal beschikbaar voor alle gebruikers en zolang contentkanalen niet worden gebruikt, krijgen editors deze functionaliteit ook niet te zien.

Wanneer je ervoor kiest om content channels te gebruiken, houd dan rekening met de volgende aanbevelingen:

Houd het platform zo open mogelijk.
Gebruik contentkanalen alleen wanneer instructiemateriaal volledig verborgen moet blijven voor de meeste gebruikers, zelfs als die gebruikers niet beschikken over voldoende rechten om de beschreven applicaties te gebruiken.
Beperk het aantal contentkanalen. Een klein aantal houdt het platform overzichtelijk en beheersbaar voor beheerders en editors.
Gebruik contentkanalen om te bepalen wat een gebruiker niet mag zien, in plaats van te proberen te definiëren wat een gebruiker zou moeten of willen zien.
Evalueer als SelfGuide-beheerder regelmatig het gebruik van contentkanalen en controleer of deze best practices nog steeds worden nageleefd.

Stappen toevoegen

Maak vooraf een opnamescript

Bereid een opnamescript voor voordat je begint. Hierdoor voorkom je dat een opname meerdere keren moet worden gemaakt. Denk vooraf onder andere na over:

De volgorde van de handelingen die moeten worden uitgevoerd;
De gegevens die in invoervelden worden gebruikt;
De voorbeeldrecords of testgegevens die binnen de applicatie worden gebruikt;
Het scherm of venster waarmee de opname start.

Gebruik het primaire beeldscherm

SelfGuide neemt alleen het primaire beeldscherm op. Zorg er daarom voor dat de applicatie die je wilt vastleggen op het primaire scherm staat en dat alle handelingen tijdens de opname op dit scherm worden uitgevoerd.

Gebruik een gangbare schermresolutie

Gebruik bij voorkeur een veelvoorkomende schermresolutie, zoals 1920×1080, 1536×864, 1440×900 of 1366×768. Met deze resoluties krijgen gebruikers scherpe en goed leesbare afbeeldingen met een beperkte bestandsgrootte. Een kleinere, grotere of afwijkende resolutie kan leiden tot:

Een te lage beeldkwaliteit, waardoor afbeeldingen moeilijk leesbaar zijn;
Grote afbeeldingsbestanden, wat resulteert in een hogere downloadbelasting;
Slecht leesbare afbeeldingen doordat deze tijdens het weergeven moeten worden geschaald;
Afwijkende weergaven of een verstoorde lay-out wanneer de verhouding tussen breedte en hoogte verschilt tussen de editor en de eindgebruiker.

Controleer de taalinstellingen

Zorg ervoor dat de applicatie wordt weergegeven in dezelfde taal als waarin de instructie wordt geschreven. Het is verwarrend voor gebruikers wanneer de schermafbeeldingen een andere taal bevatten dan de titels, annotaties en overige toelichtingen.

Houd het bureaublad opgeruimd

Als het bureaublad onderdeel is van de opname, zorg er dan voor dat het vrij is van persoonlijke bestanden en dat de achtergrond geen persoonlijke of gedetailleerde afbeelding bevat. Dit verkleint de kans dat persoonlijke informatie onbedoeld wordt gedeeld.

Sluit ongebruikte applicaties

Openstaande applicaties kunnen tijdens de opname meldingen of pop-ups tonen. In de meeste gevallen verstoren deze de opname, omdat ze over de vast te leggen applicatie heen verschijnen en vaak informatie bevatten die niet relevant is voor de instructie.

Zorg voor het juiste startscherm

Wanneer een opname wordt gestart, wordt SelfGuide automatisch geminimaliseerd en wordt het scherm dat zich daaronder bevindt weergegeven. Controleer daarom vooraf of dit het scherm is dat nodig is voor de eerste stap van de instructie.

Kleurthema’s

Microsoft biedt binnen Windows en Office de mogelijkheid om kleurthema’s in te stellen zoals Zwart of Wit. Maak met de editors onderling afspraken over welk thema wordt gebruikt voor het maken van instructies, zodat de weergave uniform is voor alle instructies.

Eerste stap

Wanneer binnen hetzelfde scherm meerdere handelingen worden beschreven, moet een instructie beginnen met hoe de gebruiker bij dit onderdeel of programma komt. Denk bijvoorbeeld aan het wijzigen van verschillende instellingen binnen het tabblad

Instellingen van Microsoft Teams. De instructie begint dan met het tonen van de stappen om het tabblad Instellingen te openen. Als er meer dan drie stappen nodig zijn om bij een bepaald onderdeel of programma te komen, maak dan een aparte instructie die uitsluitend uitlegt hoe je daar komt. Zo voorkom je dat dezelfde stappen telkens opnieuw moeten worden opgenomen in andere instructies.

Laatste stap

De laatste stap van een instructie toont het resultaat van de uitgevoerde handeling. Dit resultaat kan worden weergegeven door een extra stap toe te voegen en de stapactie te verbergen. Bij de instructie ‘Grafiek maken’ zou de laatste stap bijvoorbeeld de daadwerkelijk aangemaakte grafiek moeten tonen. Deze stap kan de titel ‘Resultaat’ krijgen.

Stappen nabewerken

Stap titels

De titel van een stap moet kort en bondig zijn, bij voorkeur één of twee woorden. Een staptitel mag nooit leeg zijn en moet altijd worden ingevuld. De eerste letter van het eerste woord is een hoofdletter. Wanneer de titel verwijst naar tekst die zichtbaar is op het scherm, gebruik dan exact dezelfde schrijfwijze als in de applicatie.

Notities

Het gebruik van meerdere notities binnen één stap is toegestaan. De eerste notitie beschrijft de uit te voeren handeling. Een tweede notitie kan worden toegevoegd om aanvullende informatie te geven, indien nodig. Plaats een notitie dicht bij de locatie van de muisklik, maar zorg ervoor dat deze niet over het aanklikbare onderdeel heen valt. Bij het schrijven van annotaties is het belangrijk om aandacht te besteden aan de tone of voice (de manier waarop we de gebruiker aanspreken):

Doelgroep: Voor wie is deze instructie bedoeld? Wat is het opleidingsniveau van de gebruiker? Hoeveel ervaring heeft de gebruiker met dit onderwerp? Dit zijn vragen die tijdens het maken van de instructie moeten worden meegenomen.
Taalgebruik: Alle teksten zijn geschreven in begrijpelijk en informeel Nederlands, passend bij dagelijks gebruik.
Schrijfstijl: Gebruik een informatieve en uitleg gevende schrijfstijl die inspireert, motiveert en toelicht. Vermijd een dwingende of overtuigende toon.

Opmaak van tekst

Bij het opstellen van instructies moet ook rekening worden gehouden met de opmaak van tekst:

Vetgedrukt: Gebruik vetgedrukte tekst om een functie of knop op het scherm aan te duiden die geselecteerd kan worden. Bijvoorbeeld: Klik op Bestand.
Cursief: Gebruik cursieve tekst wanneer een gebruiker tekst exact moet overnemen zoals in de instructie. Bijvoorbeeld: Typ de naam Jan Jansen.
Onderstrepen: Gebruik onderstreping om extra nadruk te leggen op iets belangrijks. Bijvoorbeeld: Selecteer dit veld niet.
Enkele aanhalingstekens (‘ ’): Gebruik enkele aanhalingstekens om te verwijzen naar een bestandsnaam of mapnaam. Bijvoorbeeld: ‘Je vindt alle ongelezen e-mails in de map ‘Postvak IN’.’
Dubbele aanhalingstekens (“ ”): Gebruik dubbele aanhalingstekens uitsluitend wanneer er sprake is van een letterlijk citaat.

Afschermen van gegevens (censureren)

Gebruik censuurgebieden voor het afschermen van gegevens om namen, e-mailadressen en andere gevoelige bedrijfsinformatie te verbergen. Het is toegestaan om zowel een volledig gebied als slechts een deel daarvan af te schermen. Een praktische oplossing kan ook zijn om fictieve accounts aan te maken die speciaal worden gebruikt voor het maken van instructies.