8. Borging

De Customer Success Manager plant samen met de SelfGuide Kwartiermaker een afsluitende meeting om de implementatie te evalueren en af te ronden.

Tijdens deze meeting kijken we gezamenlijk terug op de vooraf gestelde doelstellingen, bespreken we de behaalde resultaten en brengen we eventuele verbeterpunten en vervolgstappen in kaart.

Daarnaast kijken we vooruit naar de verdere inzet van SelfGuide binnen jullie organisatie. Het doel is om de overgang te maken van een implementatieproject naar een structurele, organisatiebrede aanpak voor het creëren, beheren en beschikbaar stellen van instructiemateriaal. Hierbij bespreken we hoe jullie de inzet verder kunnen uitbreiden naar andere afdelingen, applicaties en processen, zodat steeds meer collega's profiteren van de beschikbare ondersteuning.

Na de afronding van de initiële implementatie is het belangrijk om SelfGuide structureel te verankeren binnen jullie organisatie. SelfGuide is daarmee niet langer een tijdelijk project of een nieuwe applicatie, maar wordt de standaard voor het creëren, beheren en beschikbaar stellen van instructies, handleidingen en trainingen.

Dit is ook het moment om verder te kijken dan de oorspronkelijke scope en de inzet van SelfGuide stapsgewijs uit te breiden naar andere afdelingen, applicaties en processen.

‍

Structurele inzet binnen de organisatie

Om dit te realiseren, is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over het gebruik van SelfGuide. Zorg ervoor dat collega's weten dat nieuwe instructies, handleidingen en trainingen voortaan met SelfGuide worden gemaakt en beheerd. Zo ontstaat één uniforme werkwijze en voorkomen jullie dat instructiemateriaal opnieuw op verschillende manieren en plekken wordt ontwikkeld.

‍

Beheer en eigenaarschap organiseren

Zorg ervoor dat het beheer van SelfGuide een vaste plek krijgt binnen de organisatie. Wijs hiervoor één of meerdere functioneel beheerders of Product Owners aan die verantwoordelijk zijn voor het beheer, de verdere ontwikkeling en de adoptie van SelfGuide.

Reserveer daarnaast periodiek tijd om het gebruik te evalueren, ervaringen uit te wisselen en verbeteringen door te voeren. Zo blijft niet alleen de SelfGuide-omgeving goed beheerd, maar ontwikkelen jullie ook het instructielandschap voortdurend verder.

‍

Nieuwe SelfGuide Editors opleiden

Ook na de implementatie zullen nieuwe collega's betrokken worden bij het maken en beheren van instructiemateriaal. Richt daarom een vast proces in voor het opleiden en begeleiden van nieuwe SelfGuide Editors.

Nieuwe Editors kunnen via onze online trainingen leren hoe zij eenvoudig instructies, handleidingen en trainingen maken. Daarnaast is het belangrijk dat zij via SelfGuide University de SelfGuide Basis- en Gevorderd-certificeringen behalen.

Zorg er ook voor dat nieuwe Editors bekend zijn met de opgestelde Spelregels & Beleid. Zo werken alle Editors volgens dezelfde afspraken en blijft de kwaliteit en uniformiteit van het instructiemateriaal gewaarborgd.

‍

Verdere groei en optimalisatie

De Customer Success Manager blijft ook na de implementatie betrokken om samen met jullie de voortgang en verdere ontwikkeling te bespreken. De mate van ondersteuning stemmen we af op de behoeften en ambities van jullie organisatie.

Willen jullie actiever aan de slag met het uitbreiden van de inzet, het verbeteren van de adoptie en het optimaliseren van jullie instructielandschap? Dan kan de Customer Success Manager jullie hierbij aanvullend ondersteunen via onze Growth & Excellence-dienstverlening.

Zo bouwen jullie verder aan een structurele, organisatiebrede aanpak waarin instructiemateriaal centraal wordt gecreëerd, beheerd en beschikbaar gesteld.