2. Technische inrichting

Hebben jullie tijdens het aankooptraject al gebruikgemaakt van een trial omgeving? Dan zetten we deze om naar een productieomgeving en blijft de bestaande URL behouden.

Is er nog geen SelfGuide-omgeving beschikbaar? Dan richten we deze voor jullie in op basis van de naam die tijdens de kennismaking is doorgegeven.

Jullie SelfGuide-omgeving is vervolgens bereikbaar via:

‍<naam>.selfguide.com

Pas de organisatienaam, de welkomsttekst, het logo en de afbeelding aan zodat de omgeving herkenbaar wordt voor collega's.

Zodra jullie SelfGuide-omgeving beschikbaar is, ontvangt de eerste Admin per e-mail de URL van de omgeving en de benodigde inloggegevens.

Na het inloggen kan de Admin de eerste collega's handmatig toevoegen en de juiste rollen toekennen, zodat zij direct met SelfGuide aan de slag kunnen.
‍

Gebruikers aanmaken

Om collega's toegang te geven tot SelfGuide, moeten zij eerst als gebruiker worden aangemaakt. De Admin kan dit handmatig doen door de benodigde gebruikersgegevens in te vullen. In onderstaande instructie laten we zien hoe dit werkt.

‍

Gebruikersrollen aanpassen

Na het aanmaken van de gebruikers kan de Admin de juiste rollen toekennen. Deze rollen bepalen welke rechten collega's binnen SelfGuide hebben en welke werkzaamheden zij kunnen uitvoeren. Zorg ervoor dat collega's die instructiemateriaal gaan maken de Editor-rol krijgen.

Collega's die instructiemateriaal gaan maken met SelfGuide, hebben hiervoor de SelfGuide Recorder nodig. Wanneer zij over de juiste rechten beschikken, kunnen zij de Recorder zelfstandig downloaden.

Hebben collega's geen rechten om zelf software te installeren? Dan kan de interne ICT-afdeling of externe ICT-partner de Recorder centraal beschikbaar stellen via een unattended installation. Dit is ook mogelijk binnen virtuele werkomgevingen, zoals Citrix.

Om collega's eenvoudig en veilig toegang te geven tot instructiemateriaal en het gebruikersbeheer binnen SelfGuide zoveel mogelijk te automatiseren, vinden we het belangrijk dat Single Sign-On (SSO) via Microsoft Entra ID wordt ingericht.

Dankzij onze stapsgewijze instructie is dit eenvoudig te realiseren. Deel deze instructie met de Microsoft Entra ID-beheerder binnen jullie ICT-afdeling of met jullie externe ICT-partner. Deze kan de benodigde configuratie uitvoeren en de gegevens aanleveren bij SelfGuide.

Zodra wij de koppeling hebben afgerond, ontvangen jullie hiervan een bevestiging per e-mail.

Afhankelijk van de afgenomen add-ons en jullie specifieke behoeften bespreken we welke integraties van SelfGuide binnen jullie organisatie worden ingericht. SelfGuide biedt verschillende mogelijkheden om aan te sluiten op jullie bestaande IT-landschap, waaronder de geavanceerde integratie via onze REST API, de Browser extensie en de LMS-integratie via LTI 1.3.

‍

Geavanceerde integratie (REST API)

Met onze REST API kan SelfGuide worden gekoppeld aan andere applicaties en systemen, waardoor verschillende processen kunnen worden geïntegreerd en geautomatiseerd. Denk bijvoorbeeld aan het ophalen en doorzoeken van instructiemateriaal, het automatisch aanmaken, beheren en verwijderen van gebruikers en het toewijzen van gebruikers aan content channels.

‍

Browser extensie

De Browser extensie is beschikbaar voor Google Chrome en Microsoft Edge en maakt het mogelijk om instructiemateriaal rechtstreeks vanuit de browser te raadplegen via de geïntegreerde instructieviewer. Dankzij AI-gestuurde suggesties worden relevante instructies automatisch aangeboden. Daarnaast kunnen collega's zelf instructies opzoeken via de zoekfunctie.

‍

LMS-integratie (LTI 1.3)

Met de LTI 1.3-integratie kunnen SelfGuide-trainingen eenvoudig beschikbaar worden gesteld binnen jullie bestaande Learning Management System (LMS). Collega's volgen de trainingen rechtstreeks vanuit hun vertrouwde leeromgeving, zonder naar een ander platform te hoeven navigeren.

De voortgang en resultaten worden automatisch teruggekoppeld naar het LMS, zodat jullie centraal inzicht houden in de leeractiviteiten van medewerkers. Zo wordt SelfGuide onderdeel van jullie bestaande leeromgeving en blijft het aanbieden, volgen en monitoren van trainingen overzichtelijk en efficiënt.

‍

Inrichting en configuratie

De Customer Success Manager bespreekt met jullie de gewenste inrichting en technische mogelijkheden. Vervolgens delen we de benodigde documentatie, zodat jullie interne ICT-afdeling of externe ICT-partner de gekozen integraties kan configureren en beschikbaar stellen aan collega's.