4. Aan de slag

Na de kick-off is het belangrijk dat de Editors zo snel mogelijk aan de slag gaan met het maken van de eerste instructies. Zo kunnen zij de opgedane kennis direct toepassen en verder vertrouwd raken met SelfGuide.

In de praktijk merken we dat dagelijkse werkzaamheden soms voorrang krijgen, waardoor er minder tijd overblijft voor het maken van instructiemateriaal. Dat is natuurlijk begrijpelijk, maar het is belangrijk om de eerste stappen niet te lang uit te stellen.

Reserveer daarom tijdig voldoende capaciteit voor de Editors, bij voorkeur al vóór de kick-off. Plan bijvoorbeeld een gezamenlijk werksessie waarin de Editors tijd vrijmaken om de eerste instructies te maken, ervaringen uit te wisselen en elkaar te helpen.

Zo creëren jullie een concreet startmoment, worden de eerste instructies daadwerkelijk gemaakt en leggen jullie samen een goede basis voor het verdere gebruik van SelfGuide.

Begin met het maken van instructies die aansluiten bij de doelen waarvoor jullie SelfGuide willen inzetten. Kies bij voorkeur een aantal concrete en herkenbare onderwerpen, zodat de Editors op een laagdrempelige manier ervaring kunnen opdoen.

Het maken van een instructie in SelfGuide bestaat uit drie stappen:

1. De instructie aanmaken: Maak een nieuwe instructie aan en leg de belangrijkste gegevens vast, zoals de titel, omschrijving, tag(s), applicatie(s) en content channel(s).
2. Stappen toevoegen: Leg de gewenste handelingen vast met de SelfGuide Recorder of voeg bestaande afbeeldingen toe.
3. Instructie nabewerken: Maak de instructie compleet door staptitels en notities toe te voegen en eventuele vertrouwelijke informatie af te schermen met censuurgebieden.

Door deze stappen een aantal keer te doorlopen, raken de Editors steeds vertrouwder met SelfGuide en kunnen zij steeds zelfstandiger instructiemateriaal maken.

Om de Editors te helpen bij het maken van instructiemateriaal, is het waardevol om regelmatig gezamenlijk aan de slag te gaan. Plan bijvoorbeeld wekelijks een uur in waarin alle Editors samen instructies maken, ervaringen uitwisselen en van elkaar leren.

Gebruik deze momenten ook om elkaars instructies te reviewen en feedback te geven. Bespreek bijvoorbeeld één of meerdere instructies per Editor en kijk samen wat goed gaat en waar nog verbeteringen mogelijk zijn.

Sta daarnaast stil bij eventuele vragen of uitdagingen die tijdens het maken van instructies naar voren zijn gekomen. Zo helpen de Editors elkaar verder, ontwikkelen ze gezamenlijk hun vaardigheden en werken jullie toe naar een uniforme werkwijze en consistente kwaliteit van het instructiemateriaal.

SelfGuide biedt standaard instructiemateriaal aan voor veelvoorkomende handelingen in populaire applicaties. Dit materiaal wordt ontwikkeld en onderhouden door onze contentpartners en is beschikbaar via onze website.

Bekijk welk instructiemateriaal relevant is voor jullie organisatie en importeer dit in jullie SelfGuide-omgeving. Zo kunnen jullie eenvoudig gebruikmaken van bestaande instructies en handleidingen, zonder alles zelf te hoeven maken.

‍

Tip

Onze contentpartners stellen regelmatig bijgewerkte versies van het standaard instructiemateriaal beschikbaar. Controleer daarom periodiek of er updates zijn en importeer deze in jullie SelfGuide-omgeving. Hiermee wordt de bestaande inhoud bijgewerkt, terwijl de links naar de instructies en handleidingen behouden blijven. Zo blijft het instructiemateriaal actueel, zonder dat jullie bestaande verwijzingen hoeven aan te passen.

De eerste statusmeeting vindt plaats zodra de Editors ieder twee à drie instructies hebben gemaakt. Tijdens dit overleg bespreken we jullie eerste ervaringen, beantwoorden we eventuele vragen en delen we onze best practices voor het maken van kwalitatief goed instructiemateriaal.

De Customer Success Manager bekijkt samen met jullie de gemaakte instructies en geeft praktische feedback en tips, bijvoorbeeld over het aantal stappen, de opbouw van instructies en het gebruik van notities. Zo kunnen jullie de opgedane inzichten direct toepassen bij het maken van de volgende instructies.

Door de eerste instructies te maken, ontdekken jullie in de praktijk welke afspraken en richtlijnen belangrijk zijn voor het maken en beheren van instructiemateriaal.

Bespreek daarom de ervaringen van de Editors en verzamel feedback van een eerste groep gebruikers. Gebruik deze inzichten om de Spelregels & Beleid, die tijdens de vorige fase zijn opgesteld, verder aan te scherpen en waar nodig aan te vullen.

Spelregels & Beleid zijn geen statische afspraken, maar ontwikkelen mee met de ervaringen en behoeften van jullie organisatie. Zeker tijdens de implementatie is het belangrijk om deze regelmatig te evalueren en bij te stellen op basis van nieuwe inzichten.