3. Kick-off

Tijdens de kennismaking hebben jullie samen met de Customer Success Manager een datum voor de kick-off gepland.

Zorg ervoor dat alle deelnemers een uitnodiging hebben ontvangen en dat er een geschikte ruimte is gereserveerd. Houd hierbij rekening met voldoende zitplaatsen en een groot scherm voor de presentatie.

Neemt de Customer Success Manager of een aantal collega's online deel? Zorg dan voor goede audiovisuele voorzieningen, zodat iedereen de sessie goed kan volgen en actief kan deelnemen.

Tip: Maak van de kick-off een feestelijk moment! Door bijvoorbeeld iets lekkers te verzorgen, creëren jullie een gezellige sfeer en geven jullie de start van SelfGuide binnen de organisatie extra aandacht.

Voor een succesvolle kick-off is het belangrijk dat alle genodigde collega's daadwerkelijk kunnen deelnemen. Zeker wanneer de kick-off al enige tijd geleden is gepland, is het verstandig om vooraf nogmaals te controleren of iedereen beschikbaar is.

Controleer daarbij ook of de deelnemers op locatie aanwezig zijn of online aansluiten. Zo kunnen we de kick-off goed voorbereiden en zorgen we ervoor dat iedereen actief kan deelnemen.

Zijn er wijzigingen in de deelnemers of de manier waarop zij aansluiten ten opzichte van de oorspronkelijke afspraken? Stem dit dan tijdig af met jullie Customer Success Manager, zodat we hier rekening mee kunnen houden.

Controleer voorafgaand aan de kick-off of alle technische voorzieningen correct zijn ingericht en functioneren. Zo zorgen we ervoor dat alle deelnemers tijdens de sessie direct met SelfGuide aan de slag kunnen.

Controleer hierbij de volgende onderdelen:

• Single Sign-On (SSO): Kunnen alle deelnemers succesvol inloggen op de SelfGuide-omgeving?
• Gebruikersrechten: Beschikken alle deelnemers over de juiste rechten, waaronder de Editor-rol?
• SelfGuide Recorder: Is de Recorder geïnstalleerd en beschikbaar voor de deelnemers?
• Browser extensie: Is de SelfGuide Browser extensie, indien afgenomen, geïnstalleerd en beschikbaar binnen de gebruikte browsers?

Zijn bepaalde onderdelen nog niet gereed of werken deze niet naar behoren? Neem dan tijdig contact op met jullie Customer Success Manager, zodat eventuele problemen vóór de kick-off kunnen worden opgelost.

Onze ervaring leert dat deelnemers de informatie tijdens de kick-off beter begrijpen en onthouden wanneer zij vooraf al kennis hebben gemaakt met SelfGuide.

Daarom is het belangrijk dat alle deelnemers voorafgaand aan de kick-off de Instructie Basis-training op de SelfGuide University volledig doorlopen. Vraag alle deelnemers om hier vooraf voldoende tijd voor vrij te maken en controleer of iedereen de training heeft afgerond.

Deze voorbereiding zorgt ervoor dat alle deelnemers met dezelfde basiskennis aan de kick-off beginnen. Hierdoor kunnen we tijdens de sessie sneller de verdieping opzoeken en meer aandacht besteden aan vragen, praktijkvoorbeelden en de toepassing van SelfGuide binnen jullie organisatie.

Let op: Het vooraf doorlopen van de training is een belangrijk onderdeel van de voorbereiding en geen vrijblijvende activiteit. Zo halen we samen het maximale uit de kick-off.

Tijdens deze interactieve sessie van ongeveer twee uur maken de deelnemers kennis met de mogelijkheden van SelfGuide. Daarbij leren de deelnemers hoe zij zelfstandig instructiemateriaal kunnen maken en beheren.

Naast de praktische training besteden we aandacht aan het maken van gezamenlijke werkafspraken over het gebruik van SelfGuide. Deze afspraken noemen we Spelregels & Beleid.

Hiermee leggen jullie de basis voor een gestructureerde en uniforme werkwijze binnen de organisatie. Zo zorgen we ervoor dat instructies, handleidingen en trainingen op een consistente manier worden gemaakt, beheerd en actueel gehouden, ongeacht welke afdeling of collega ermee aan de slag gaat.

Tijdens de kick-off bespreekt de Customer Success Manager het belang van Spelregels & Beleid voor het maken en beheren van instructiemateriaal binnen jullie organisatie.

Ga na de kick-off samen met de beheerders aan de slag om te bepalen welke afspraken voor jullie organisatie belangrijk zijn. Leg deze vast in een eerste versie van Spelregels & Beleid, zodat iedereen vanuit dezelfde uitgangspunten werkt en instructiemateriaal op een uniforme en consistente manier wordt gemaakt en beheerd.

Denk hierbij aan afspraken over:

• Naamgeving en structuur: Een uniforme opbouw en naamgeving van instructies, handleidingen en trainingen.
• Kwaliteit: Richtlijnen en best practices voor het maken van duidelijk en kwalitatief goed instructiemateriaal.
• Notities: Afspraken over het toevoegen van extra toelichtingen en aanvullende informatie.
• Gevoelige informatie: Het gebruik van censuurgebieden om vertrouwelijke gegevens af te schermen.
• Publiceren en reviewen: Afspraken over het controleren, goedkeuren en publiceren van instructiemateriaal, bijvoorbeeld volgens een vierogenprincipe.
• Eigenaarschap en feedback: Het vastleggen van verantwoordelijkheden en het verwerken van feedback om instructiemateriaal actueel te houden.

Tip: Houd de eerste versie van Spelregels & Beleid overzichtelijk en praktisch. Begin met de belangrijkste afspraken en breid deze op basis van jullie ervaringen verder uit. Zo ontstaat er een werkwijze die niet alleen uniform is, maar ook goed aansluit op de dagelijkse praktijk.

Tijdens de kick-off bespreken we de planning en bepalen we samen wanneer jullie starten met het maken van de eerste instructies. Dit vormt de overgang naar de volgende fase: Aan de slag.

Om jullie tijdens het maken van instructiemateriaal en de verdere implementatie goed te begeleiden, plannen we periodieke statusmeetings in. Tijdens deze overleggen bespreekt de Customer Success Manager de voortgang, geeft feedback op het gemaakte instructiemateriaal en deelt praktische tips en ervaringen uit andere implementaties.

Zo kunnen we eventuele vragen of knelpunten tijdig bespreken en zorgen we ervoor dat jullie steeds zelfstandiger met SelfGuide aan de slag kunnen.

Plan daarom tijdens of direct na de kick-off de eerste statusmeeting in, zodat er een duidelijk vervolgmoment is en we samen de voortgang kunnen bewaken.