6. Creatie

Ook in deze fase is het belangrijk om voldoende tijd vrij te maken voor de Editors. Naast het maken van nieuwe instructies gaan zij aan de slag met het verbeteren van bestaand instructiemateriaal en het bundelen van instructies in handleidingen en trainingen.

Door hier structureel tijd voor te reserveren, bijvoorbeeld tijdens gezamenlijke werksessies, kunnen Editors ervaringen uitwisselen, elkaar feedback geven en de kwaliteit van het instructiemateriaal verder verbeteren.

Alles wat aandacht krijgt, groeit. Door voldoende tijd en aandacht te besteden aan het maken en verbeteren van instructiemateriaal, werken jullie stap voor stap aan een kwalitatief goed en uniform instructielandschap.

Op basis van de ingevulde template 'Structuur instructiemateriaal' gaan de SelfGuide Editors aan de slag met het maken van de benodigde instructies. In deze template is vastgelegd welke instructies gemaakt moeten worden en wie hiervoor verantwoordelijk is. Zo heeft iedere Editor duidelijkheid over de eigen werkzaamheden en wordt de werklast verdeeld.

Zorg ervoor dat alle Editors bekend zijn met de opgestelde Spelregels & Beleid en deze toepassen bij het maken van instructiemateriaal. Zo werken jullie vanuit dezelfde afspraken en richtlijnen en zorgen jullie ervoor dat instructies op een uniforme en consistente manier worden gemaakt, ongeacht welke Editor ermee aan de slag gaat.

Wanneer de eerste instructies gereed zijn, is het belangrijk om deze te laten beoordelen door een kleine groep eindgebruikers. Wat voor een Editor vanzelfsprekend lijkt, is voor een eindgebruiker niet altijd even duidelijk. Door instructies in de praktijk te laten beoordelen, ontdekken jullie of deze begrijpelijk, volledig en goed toepasbaar zijn.

SelfGuide maakt het eenvoudig om feedback te verzamelen. Deel de links naar de gemaakte instructies met een aantal eindgebruikers en vraag hen om hun ervaringen en eventuele verbeterpunten te delen via de ingebouwde feedbackfunctionaliteit. Zo blijft het verzamelen en verwerken van feedback laagdrempelig en overzichtelijk.

Laat daarnaast de Editors elkaars instructies reviewen en controleer of deze voldoen aan de opgestelde Spelregels & Beleid. Besteed hierbij aandacht aan de opbouw, vormgeving en consistentie van het instructiemateriaal.

Zo bewaken jullie niet alleen de kwaliteit, maar zorgen jullie ook voor een uniforme en herkenbare manier van instrueren, ongeacht welke Editor het materiaal heeft gemaakt.

Zodra de instructies zijn gemaakt en gecontroleerd, is het belangrijk om deze op een overzichtelijke en toegankelijke manier aan te bieden aan de eindgebruikers. In de fase Distributie gaan we dieper in op de verschillende mogelijkheden om instructiemateriaal beschikbaar te stellen.

In deze fase richten we ons op het bundelen van losse instructies in handleidingen en/ of trainingen. Hiermee brengen jullie meer structuur aan in het instructiemateriaal en maken jullie het eenvoudiger voor eindgebruikers om de juiste informatie te vinden en toe te passen.

• Handleiding: Een verzameling instructies rondom een specifiek onderwerp, zoals een applicatie, proces, afdeling of functie. Een handleiding biedt eindgebruikers een overzichtelijk geheel en kan eenvoudig als naslagwerk worden geraadpleegd wanneer zij ondersteuning nodig hebben.
• Training: Een gestructureerde leerroute waarin instructies en oefeningen worden gecombineerd om een specifiek leerdoel te bereiken. Eindgebruikers doorlopen de training van begin tot eind, zodat zij niet alleen kennis opdoen, maar deze ook direct in de praktijk kunnen brengen. Denk bijvoorbeeld aan pre- en onboarding van nieuwe collega's, applicatie- of procestrainingen en periodieke trainingen over informatiebeveiliging.

Door instructies op deze manier te bundelen, ontstaat een herkenbaar en gestructureerd aanbod van instructiemateriaal. Eindgebruikers kunnen hiermee zelfstandig informatie raadplegen of stapsgewijs nieuwe kennis en vaardigheden ontwikkelen.

Zodra de SelfGuide Editors aan de slag zijn gegaan met het maken van instructies op basis van de ingevulde template 'Structuur instructiemateriaal' en de eerste ervaringen hebben opgedaan met het bundelen van instructies in handleidingen en/of trainingen, plant de Customer Success Manager in overleg met de SelfGuide Kwartiermaker een statusmeeting.

Tijdens deze meeting bespreken we de voortgang, delen we de eerste ervaringen en kijken we samen naar de kwaliteit en uniformiteit van het gemaakte instructiemateriaal. Daarnaast bespreken we eventuele uitdagingen, verbeterpunten en de vervolgstappen richting de volgende fase van de implementatie.